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集章活動抽獎寄送｜以連動報名表單將中獎者寄送資訊直接記錄至 Google 試算表
集章活動若有實體獎品需要寄送，就需要中獎者的姓名與寄送地址。Petanco 的連動報名表單會在優惠的報名表單中收集寄送資訊，並直接記錄至主辦者自己的 Google 試算表，Petanco 本身不會保存這些資料。
只要有 Google 帳戶和一份試算表就能使用，不需要安裝外掛程式，也不需要撰寫程式。（過去僅支援日本地址格式的 WordPress 連動已停止提供，由連動報名表單取代。）
本文重點
- 連動報名表單的功能與適用情況
- 可收集的項目，以及台灣地址的輸入順序
- 寫入試算表的內容
- 5 個步驟完成設定
- 試算表中個人資料的管理責任
先說結論：需要寄送獎品，就用連動報名表單
需要寄送實體獎品時，請選擇連動報名表單。報名者會填寫姓名與電子郵件地址，並依主辦者的選擇填寫電話號碼與台灣的寄送地址。每一筆報名會以一列的形式新增至主辦者所擁有試算表的「報名資料」分頁，Petanco 只保留報名筆數。由於資料存放在主辦者的試算表中，管理與刪除也由主辦者負責。
依獎品選擇兌換方式
Petanco 的每個優惠都要設定兌換方式，連動報名表單是以下 4 種之一。
| 兌換方式 | 獎品交付方式 | 收集寄送地址 |
|---|---|---|
| 報名表單 | 主辦者以電子郵件聯絡中獎者 | 否 |
| 連動報名表單 | 主辦者寄送獎品 | 是（記錄至主辦者的 Google 試算表） |
| 下載 | 參加者下載數位資料（優惠券、圖片、PDF 等） | 否 |
| 現場兌換 | 工作人員確認兌換畫面後當場交付 | 否 |
只需以電子郵件聯絡中獎者時，一般的「報名表單」就已足夠。報名表單只收集暱稱與電子郵件地址，報名者資料可在管理後台查看並匯出 CSV。需要郵寄或宅配獎品時，再選擇連動報名表單。
連動報名表單可收集的項目
一律收集的項目
- 姓名
- 電子郵件地址
可依優惠選擇的項目
- 電話號碼
- 寄送地址（5 個欄位一併顯示）
兩者至少須選擇一項，若都不需要，請改用一般的報名表單。顯示寄送地址時，除了最後的「樓層／室」以外，其餘欄位皆為必填。項目為固定內容，無法自行加入電子報訂閱意願等項目。若需要自由設計的題目，請使用問卷功能。
寄送國家依活動的預設語言決定
連動報名表單的寄送國家會依活動的預設語言固定為一個。預設語言為繁體中文的活動會收集台灣的地址，輸入順序由大到小如下。
- 郵遞區號（3 碼或 6 碼）
- 縣市
- 鄉鎮市區
- 詳細地址（路、段、巷、弄、號）
- 樓層／室（選填）
所有地址欄位皆為文字輸入。參加者無法選擇其他國家，即使切換顯示語言，寄送國家也不會改變。目前不支援海外寄送。
寫入試算表的內容
儲存設定後，Petanco 會在指定的試算表建立「報名資料」分頁並寫入標題列，之後每一筆報名都會新增為一列。預設語言為繁體中文的活動，欄位依下列順序固定。
報名時間、活動 ID、優惠 ID、優惠名稱、參加者 ID、測試報名、姓名、電子郵件地址、國家、電話號碼、郵遞區號、縣市、鄉鎮市區、詳細地址、建築物名稱
- 未選擇的項目仍會保留欄位，只是內容空白，即使各優惠收集的項目不同，欄位也不會錯位。
- 參加者填寫的「樓層／室」會寫入「建築物名稱」欄。
- 參加者 ID 並非參加者的識別碼本身，而是依活動分別轉換的假名字串，無法與其他活動的試算表比對來追蹤個人。
- 同一活動中所有優惠的報名都會新增至同一個分頁，可透過優惠名稱欄區分。
- 請勿編輯標題列。儲存設定時會核對標題列的文字，變更後會發生錯誤。若要加註或統計，請另建分頁作業。
設定方法
設定分為兩處：寫入對象的試算表整個活動只有一份，收集的項目則依優惠設定。
| 設定項目 | 設定單位 | 設定位置 |
|---|---|---|
| 共用對象地址 | 活動 | 選項 →「連動報名表單」 |
| 試算表 URL | 活動 | 選項 →「連動報名表單」（僅擁有者可變更） |
| 隱私權政策 URL | 活動 | 選項 →「連動報名表單」 |
| 收集的項目 | 優惠 | 優惠編輯畫面 →「兌換、報名設定」 |
STEP 1：準備試算表
新建一份用來記錄報名內容的 Google 試算表。一份試算表只能連結一個活動，請為每個活動分別準備。
STEP 2：複製共用對象地址
在 Petanco 管理後台開啟活動，從側邊欄的「選項」進入「連動報名表單」，以「複製地址」按鈕複製「共用對象地址」中顯示的地址。
STEP 3：共用試算表
開啟試算表，從「檔案」→「共用」→「與他人共用」將複製的地址新增為編輯者。尚未完成共用時，下一步的設定無法儲存。
STEP 4：輸入 URL，勾選同意後儲存
貼上試算表 URL，並輸入要向參加者揭示的隱私權政策 URL。接著勾選同意由主辦者自行負責管理及刪除輸出至試算表的個人資料，然後儲存。儲存時 Petanco 會確認能否實際寫入，並建立「報名資料」分頁與標題列。若尚未共用或 URL 有誤，設定不會儲存。
寫入對象僅活動的擁有者可以設定或變更。由於這是參加者寄送資訊的流向，編輯成員無法變更。更換為其他試算表時，也需要再次勾選同意。
STEP 5：設定各優惠的兌換方式與收集的項目
在優惠編輯畫面的「兌換、報名設定」中，將兌換方式選為「連動報名表單」。若只想為這個優惠個別設定，請取消勾選「使用整體設定」。接著在「收集的項目」中選擇電話號碼、寄送地址，或兩者都選。
發布前請先自行測試報名，確認「報名資料」分頁有新增一列。確認完成後，請從試算表刪除測試用的列。
發布條件與個人資料的管理責任
必須設定隱私權政策 URL
使用連動報名表單的優惠，必須在活動中同時設定寫入對象的試算表與隱私權政策 URL 後才能發布。隱私權政策是向參加者收取寄送資訊的依據。
參加者的報名表單會在輸入欄位上方顯示說明，內容為輸入的寄送資訊將直接記錄至活動主辦者的 Google 試算表，報名內容的副本會寄送至參加者輸入的電子郵件地址，且已記錄的資訊由主辦者管理及刪除。同時也會顯示使用條款與隱私權政策的連結。
試算表中的資料由主辦者管理
試算表不在 Petanco 的管理範圍內。因此進行下列任何一項操作，已寫入試算表的內容都不會被刪除。
- 參加者刪除帳戶
- 刪除活動
- 重設資料
- 保存期間屆滿後自動刪除參加者資料
2026 年 10 月 1 日以後建立的活動，Petanco 會在可發布期間結束 30 天後自動刪除參加者資料。這項刪除僅針對 Petanco 內的資料，不及於已輸出至試算表的內容。寄送給參加者的報名內容副本郵件，以及啟用「報名表單通知」時寄給主辦者的通知郵件也是如此。
依使用條款第 12 條（個人資料及行為資料的處理），試算表的管理、存取權限設定、保存期間管理與刪除，皆由主辦者自行負責。事先告知參加者資訊將輸出至試算表並取得必要的同意，以及回應參加者的查閱、更正、刪除等請求，也都由主辦者處理。關於 Petanco 對個人資料的基本想法，請參閱說明 Petanco 個人資料處理方針的文章。
停止使用時請解除共用
Petanco 端無法為您解除共用。解除連動後，請從試算表的「檔案」→「共用」→「與他人共用」自行刪除 Petanco 的共用對象地址。
常見問題
報名內容可以在 Petanco 管理後台查看嗎？
只能查看報名筆數。姓名、地址等輸入內容不會保存於 Petanco，也不會出現在報名者資料一覽或 CSV 匯出中，請至您指定的試算表確認。
主辦者需要自備 Google 帳戶嗎？
需要。報名內容會寫入主辦者自己的試算表。只要有 Google 帳戶，建立一份試算表並完成共用設定即可使用，不需要安裝外掛程式或準備程式。
報名表單可以自行新增項目嗎？
無法。可顯示的項目固定為姓名、電子郵件地址，以及選用的電話號碼與寄送地址。若想設計自由題目，請使用問卷功能。
住在台灣以外的中獎者可以填寫地址嗎？
預設語言為繁體中文的活動只收集台灣地址。寄送國家依活動的預設語言決定，目前不支援海外寄送。
參加者會收到報名完成郵件嗎？
會。報名內容的副本會以郵件寄送給參加者，郵件的標題與內文可在優惠編輯畫面的「報名完成郵件訊息」變更。若主辦者也想在每次有新報名時收到通知，請在選項中啟用「報名表單通知」。
一份試算表可以用於多個活動嗎？
不行。若指定已被其他活動使用中的試算表，儲存時會發生錯誤。同一活動內的多個優惠則可以共用一份試算表。
不需要寄送資訊時該怎麼辦？
請使用一般的「報名表單」。報名表單只收集暱稱與電子郵件地址，報名者資料可在管理後台查看並匯出 CSV。交付數位資料可選「下載」，現場交付可選「現場兌換」。
總結
- 連動報名表單會將中獎者的寄送資訊直接寫入主辦者自己的 Google 試算表，Petanco 只保留報名筆數
- 只需要一份試算表與共用設定，不需要外掛程式或程式開發
- 姓名與電子郵件地址一律收集，電話號碼與寄送地址可依優惠選擇
- 寄送國家依活動的預設語言決定，繁體中文活動收集台灣地址
- 發布前必須設定隱私權政策 URL，試算表中的資料由主辦者自行管理與刪除
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作者：Petanco 團隊